Нужно ли заверять копии персональных данных работника, которые хранятся в организации?

Comments

• Цитата: Добрый день,подскажите пожалуйста копии персональных данных, которые хранятся в организации по сотруднику(например паспорт,СНИЛС ,диплом),нужно заверять что копия верна и по какому закону?

  К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета, инн, снилс - пункт 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ - копии этих документов в принципе хранить незаконно
• Так я и не получила ответ на вопрос 

  Цитата: Добрый день,подскажите пожалуйста копии персональных данных, которые хранятся в организации по сотруднику(например паспорт,СНИЛС ,диплом),нужно заверять что копия верна и по какому закону?И по-моему закон отменили о незаконности хранения этих документов.Нужно ли заверять копии когда сотрудник работает?
• Цитата: Нужно ли заверять копии когда сотрудник работает?

  даже если сотрудник работает, хранить копии паспорта, инн, снилс, военного билета - нельзя
• Добрый день.
  

  Цитата: хранить копии паспорта, инн, снилс, военного билета - нельзя

  Такие утверждения неплохо бы подкреплять нормативными актами. Пункт 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ, на который вы ссылались.  такого запрета не содержит. А то как-то несерьёзно будет говорить - мне Шкодница запретила.
• Sveto4Divny,

  Цитата: Пункт 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ, на который вы ссылались.  такого запрета не содержит.

  да, действительно
• Арбитражная практика против хранения.
  
  

  Цитата: Согласно статье 86 Трудового кодекса Российской Федерации, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации,настоящим Кодексом и иными федеральными законами.Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника. Указанная статья определяет перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора.К ним относятся: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.Статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель:- трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации).Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника;- трудовая книжка (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.В постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» определено, что в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).- приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации);- документы, содержащие сведения о медицинских осмотрах: «Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н утверждены Перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядок проведения этих осмотров (обследований)» (статья 69 Трудового кодекса Российской Федерации);- письменное заявление работника на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 Трудового кодекса Российской Федерации);- расчетный листок работника (статья 136 Трудового кодекса РоссийскойФедерации);- заявление на предоставление отпуска по беременности и родам (статья 255 Трудового кодекса Российской Федерации);- заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком (статья 256 Трудового кодекса Российской Федерации).В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 №1 (далее - Постановление) были утверждены унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.В Постановлении указано, что унифицированные формы первичной учетной документации, должны применяться организациями независимо от формы собственности.С 01.01.2013 с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) обязательное использование негосударственными организациями форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением, является неоднозначным.По Информации Минфина России № ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем в Законе № 402-ФЗ указано, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.Так, например, расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53) введены действующем Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П, следовательно, вместоних нельзя использовать собственный документ. Кроме того, обязательность ведения карточки № Т-2 предусмотрена документами по воинскому учету. В установленном законодательством порядке воинского учета четко прописан объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.Перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 «Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве».Исследовав все обстоятельства дела, суд пришел к выводу, что, для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества.Общество с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри» не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу в общество, а указанные основания признаются судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» превысило объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» не предоставило суду правовых оснований, указанных в Конституции Российской Федерации, Трудовом кодексе Российской Федерации и иных федеральных законах, для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников.
• Здравствуйте! Нужно хранить копии документов. Вы принимаете работника делаете копии с ИНН СНИЛС диплома паспорта свид-ва о браке о рождении детей с военного билета, Вы ведь из этих документов формируете личное дело сотрудника. Если ему нужна копия вышеуказанного документа допустим в банк, можете с этой копии сделать вторую, заверить и отдать, а первую копию снова положить в личное дело. При увольнении дело сдаете в архив, или у себя в шкаф под архивные документы положите
• Цитата: Общество с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри» не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников

  Цитата: ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» не предоставило суду правовых оснований

  Возможно, это говорит только о том, что юрист плохо подготовился к процессу.
• Добрый день!
    Однозначно согласен с мнением,что копии обязательно предоставляемых при приеме на работу документов делать надо и соответственно хранить в архиве после увольнения сотрудника.Ведь они предоставляются,в том числе и для того,что бы потом можно было доказать (например правоохранительным органам) что данный гражданин действительно работал на предприятии,если это потребуется.А вот разглашать персональные данные,естественно,нельзя.За это работодатель несет ответственность.
          С уважением,Анатолий Анатольевич.
• Добрый день
  Хранить/делать или не хранить/не делать - это вопрос, который в рамках законодательства решен расплывчато.
  Из моей практики:
  у меня ФСС каждый квартал на иностранных работников запрашивает подтверждающие документы - паспорт, СНИЛС, миграционку, патент
  налоговая запрашивает тоже самое (но не так часто), раньше и ПФР спрашивал
  И что мне им сказать? Я не могу хранить копии документов?!
  Периодически приходится подтверждать квалификацию работников для торгов, отсылать копии документов в реестры специалистов и т.д.
  Поэтому я храню все копии документов.
  

  Цитата: Добрый день,подскажите пожалуйста копии персональных данных, которые хранятся в организации по сотруднику(например паспорт,СНИЛС ,диплом),нужно заверять что копия верна и по какому закону?

  Светлана, никто не скажет вам четко - заверяйте. Это только ваше решение, законом такое не запрещено.
  Мы таким не страдаем.
  Но я знаю коллег, которые заверяют документы.
• Светлана Мухачева, добрый день.
  Как показывает практика хранение копий документов с персональными данными (копий паспорта, СНИЛС и т.д.) признают незаконной обработкой персональных данных в них содержащихся. При проверках их признают превышением объема обрабатываемых персональных данных. При этом рассуждают следующим образом:
  1. п. 5 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" - содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
  2. п. 2 ст. 86 ТК РФ: при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
  3. ст. 65 ТК РФ определяет только перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора, а не перечень документов, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника.
  4. Согласно ТК РФ у работодателя обязательно должны быть следующие документы: трудовой договор (ст. 57 ТК РФ),  трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ), приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ) и т.д. Для идентификации личности при приеме на работу достаточно Ф.И.О. при условии предъявления документа, удостоверяющего личность.
  5. п. 6 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ устанавливает требование, что при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персданных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных и работодатель должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных данных.
  Использование копий страниц паспорта и др. документов сотрудника не может обеспечить точность и актуальность персональных данных. Только оригинал документа является источником достоверной информации. 
  В то же время, если есть Согласие от работника на обработку его персональных данных, содержащихся в копиях его документов, и прописан порядок использования и хранения этих персональных данных, нарушением это являться не будет. 
  Следовательно, если у Вас есть Согласие работника на обработку его персданных, содержащихся в копиях его документов, можете указать любой удобный для Вашей организации порядок использования и хранения копий документов работника (т.е. либо заверять их либо не заверять). Лично я их не заверяю.
• Работодатель вправе собирать только те данные о сотруднике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон.
  Нельзя обрабатывать лишнюю информацию «на всякий случай» (п. 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).
  Установить личность соискателя при приеме на работу можно, если он предъявит паспорт (ст. 65 ТК РФ).
  Чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки или личную карточку, достаточно попросить работника показать свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка, военный билет и т. п.
  
  Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя.
  Если кадровая служба хранит копии паспорта, страниц военного билета, свидетельств, то Роскомнадзор признает, что она обрабатывает избыточные персональные данные и нарушает права сотрудника.
  Суды в таких спорах поддерживают надзорный орган 
  
  Хранить или нет - решайте уже сами 
  С 1 июля 2017 года за неправильную работу с персональными данными работодателя будут штрафовать на 75 000 рублей. Роскомнадзора  получил право самостоятельно наказывать работодателей (ст. 13.11, п. 58 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ)
• Добрый день!
  При приеме на работу заключите с работниками согласие на обработку персональных данных, заключите с работающими. 
  Я считаю, такие документы необходимы в работе, но заверять их нет необходимости.
• Мне кажется, Ольга Заборовская дала исчерпывающие разъяснения по вопросу.
  А дальше каждый для себя должен решить, как быть